Förbundsledningens ledningsprocess


 

1.   Syftet med processen


Syftet med förbundsledningens ledningsprocess är att leda förbundets samlade verksamhet. I förbundsledningen ingår förbundsdirektionen och brandchefen inleder Jens Ärlebrant.


 

2.   Processens kunder


Ledningsprocessens kunder är primärt produktionsledningen, processledningen och administrationen. Jens Ärlebrant berättar att sekundära kunder är ledare och medarbetare i organisationen.

 

3. Processbeskrivning

 

Ledningsprocessen har 4 delprocesser fortsätter Jens Ärlebrant:

- Att välja väg

- Att visa väg

- Att följa upp

- Att vidta åtgärder

 

Ledningsprocessen är ettårig och upprepas fyra gånger för respektive politisk mandatperiod beskriver Jens Ärlebrant. Ledningsprocessen är indelad i fyra delprocessen och ser normalt ett eller ett par år framåt i tiden.

 

Krav på processen från organisationen är fölajnde säger Jens Ärlebrant:


-       Tydlighet från ledningen


-       Faktabaserade beslut


-       Direktiv i rätt tid så att övriga nivåer har möjlighet till delaktighet i framtagandet av egna mål.

 


Dessa är därmed också kritiska processkrav från organisationen säger Jens Ärlebrant. Huvudprocessens kunder samt ägarkrav (d v s uppdraget till förbundet) är input i ledningens planering.



Krav på processen från ägarna är följande enligt Jens Ärlebrant:

 

-       leverera faktabaserade beslutsunderlag,

-       leverera rapporter

-       effektivera ägar-/direktionsbeslut

 

Handlingsprogrammet är en plan för hela mandatperioden, d v s fyra år, vilket kräver en mer utförlig sammanställning, en mer omfattande analys samt ett mer omfattande ifrågasättande av övergripande mål och verksamhetsidé säger Jens Ärlebrant.

 


4.    Beskrivning av delprocessen ”Att välja väg”

4.1       Syftet med delprocessen


Syftet med delprocessen ”Att välja väg” är att utifrån ägaruppdraget (förbundsordningens ramar och ägardirektiv) analysera förutsättningarna och ta fram

  1. handlingsprogram (vart 4:e år),
  2. budge toch ekonomisk plan,
  3. Internkontrollplan,
  4. Verksamhetsplan och organisationsplan
  5. Personal strategisk plan
  6. Kommunikationsplan


4.2         Delprocessens olika aktiviteter

 

Utifrån ägaruppdraget definieras och analyseras nuläge och förutsättningar vad det gäller bl a ekonomi, resurser, omvärld och riskbild berättar Jens Ärlebrant vidare. Handlingsprogram och personalstrategisk plan tas fram i samverkan med Södertörns brandförsvarsförbund. Handlingsprogrammet remitteras även till andra organisationer för att få externa synpunkter.

 

Med utgångspunkt från dessa analyser värderas Brandkåren Attundas vision, verksamhetsidé, ambition och övergripande mål utvecklar Jens Ärlebrant.

 

Brandchefen, betonar Jens Ärlebrant, leder framtagning av handlingsprogram, budget och ekonomisk plan, internkontrollplan, samt verksamhetsplan.

 

Produktionschefen, processchefen och den administrativa chefen medverkar i analys, värderings och framtagningsarbetet. Jens Ärlebrant säger att dessa chefers medverkan är viktigt dels ur kvalitetssäkringsperspektiv och dels ur kommunikationsperspektiv (visa väg). Delprocessen ”välja väg” överlappar därför delprocessen ”visa väg”.


För att verksamhetsplaneringen ska kunna starta i rätt tid måste en preliminär verksamhetsplan tas fram utifrån preliminära förutsättningar fortsätter Jens Ärlebrant. Ledningsgruppen är styrgrupp. Förutsättningar, analys och resultat presenteras för fackliga företrädare i samverkansgruppen.


 

4.3         Mått för delprocessen

 

Delprocessens kravprofil är tid (uppfylld/ej uppfylld). Dokumenten ska vara kontrollerade ur ett jämställdhetsperspektiv berättar Jens Ärlebrant.


Delaktighet och förståelse mäts i delprocessen ”visa väg” då dessa mått är motsvarande i denna delprocess.


 

4.4         Mål för delprocessen

 

Målet för delprocessen är följande utvecklar Jens Ärlebrant:

  1. Handlingsprogrammet ska vara framtaget och beslutad i förbundsdirektionen under första året i varje mandatperiod.
  2. Budget och ekonomisk plan ska vara framtagen och beslutad av förbundsdirektionen innan 1:a december.
  3. Internkontrollplan ska vara framtagen och beslutad av förbundsdirektionen innan 1:a december.
  4. En preliminär verksamhetsplan och organisationsplan ska vara framtagen senast 1:a oktober.
  5. Verksamhetsplanen och organisationsplanen ska vara framtagen och beslutad av brandchefen senast 31:e december.
  6. Den Personalstrategiska planen  ska vara framtagen och beslutad i förbundsdirektionen innan varje mandatperiod.
  7. Kommunikationsplanen ska vara framtagen och beslutad av brandchefen senast 31:e december.
  8. Processchefen, produktionschefen och administrativa chefen ska uppleva att de varit delaktig i framtagningsprocessen samt förstått förutsättningarna och innehållet i planerna (mäts i delprocess ”visa väg”).

 

4.5         Rutiner för mätning och uppföljning

 

Rutiner och mål stäms av vid ledningsgruppsmöten.

5.    Beskrivning av delprocessen ”Att visa väg”

 

5.1          Syftet med delprocessen

 

Syftet med delprocessen är att kommunicera planerna och styrdokumenten med de övergripande målen till produktionsledningen, processledningen och administrationen. Dessa ska därefter, tillsammans med medarbetarna, brytas ner och anpassas till kommunernas specifika riskbild och behov säger Jens Ärlebrant.

 

5.2         Delprocessens olika aktiviteter


Delprocessen ”visa väg” mynnar ut i ett handlingsprogram, en budget och ekonomisk plan, en internkontrollplan, samt en verksamhetsplan. Den primära strategin i delprocessen ”visa väg” är att produktionschefen, processchefen och den administrativa chefen medverkar i framtagningen av dessa planer.

 

Delprocessen ”att visa väg” överlappar därför till viss del delprocessen ”att välja väg”.


Produktionschefen, processchefen och den administrativa ingår i ledningsgruppen där analys och utveckling av förutsättningar och planernas framtagande styrs utvecklar Jens Ärlebrant.

 

Förutsättningar och förändringar från tidigare år presenteras löpande i samverkansgruppen. Planerna görs tillgängliga i intranätet.

 

Delprocessen avslutas med att planerna presenteras för Brandkåren Attundas medarbetare vid ett eller flera informationsmöten säger Jens Ärlebrant


 

5.3         Mått för delprocessen

 

Delprocessens kravprofil är delaktighet och förståelse. Måttet ”ej tillfredsställande”, ”tillfredsställande” eller ”mer än tillfredsställande” används, d v s subjektiva bedömningar från de medverkande cheferna. Information till medarbetarna beräknas i % av medarbetarna som hade möjlighet gå på dessa informationsmöten berättar Jens Ärlebrant.

 

Måttet för huruvida planerna är tillgängliga på Brandkåren Attundas intranät samt om planerna är kontrollerade ur ett jämställdhetsperspektiv definieras som antingen tid (uppfylld/ej uppfylld).


 

5.4       Mål för delprocessen

 

Målet för delprocessen är att produktionschefen, processchefen och den administrativa chefen

  1. förstått förutsättningarna,
  2. medverkat i analys, utveckling och framtagningen av handlingsprogram, budget och ekonomisk plan samt verksamhetsplan.
  3. Planerna (dokument typerna enligt 4.1) ska vara tillgängliga via Brandkåren Attundas intranät ”Brandväggen” senast 5 dagar efter att de är beslutade.
  4. Alla medarbetare i Brandkåren Attunda ska ha möjlighet att gå på ett informationsmöte ang dessa planer, senast 15 januari.
  5. Beskrivning av ledningsprocessen på intranätet ”Brandväggen” är uppdaterat senast 31 december.

 

5.5         Rutiner för mätning och uppföljning

 

Uppföljningen av mål  (9 och 10) görs genom intervju eller med hjälp av enkät. Analysen och sammanställningen ska vara klar senast 31:a januari berättar Jens Ärlebrant.

 

Andel av medarbetarna som beretts möjlighet av gå på informationsmöte beräknas utifrån beslutade arbetsscheman och beslutade arbetstider.

6.    Beskrivning av delprocessen ”Att följa upp”


6.1         Syftet med processen

 

Syftet med delprocessen ”att följa upp” är följande säger Jens Ärlebrant

  1. att ha en rutin för att följa upp förbundsledningsprocessens mål,
  2. att följa upp kraven på förbundsledningsprocessen, och
  3. att följa upp förutsättningarna (input) i förbundsledningsprocessen.

 

6.2       Delprocessens olika aktiviteter

 

Aktiviteterna omfattar rutiner för uppföljning av ledningsprocessen, vilket genomförs vid ledningsgruppens möten säger Jens Ärlebrant.

 

Uppföljningen resulterar i en rapport. Brandchefen ansvara för att delprocessens aktiviteter genomförs.


 

6.2.1     Mått för delprocessen

 

Måttet för delprocessen är definierade som ”etta eller nolla” antingen (uppfyllda/ej uppfyllda) alternativt (ej ändrade/ändrade).

 

Mätningen ska genomföras löpande. Senast den 31:a januari ska uppföljning av föregående års ledningsprocess vara sammanställd i en uppföljningsrapport betonar Jens Ärlebrant.


 

6.4      Mål för delprocessen

 

Mål med delprocessen är att följa upp är följande enligt Jens Ärlebrant

  1. förbundsledningsprocessens mål (uppfyllda/ej uppfyllda)
  2. kraven på förbundsledningsprocessen (uppfyllda/ej uppfyllda)
  3. förutsättningarna (input) i förbundsledningsprocessen (ej ändrade/ändrade)
  4. Uppföljningen ska dokumenteras i en rapport

 

6.5         Rutiner för mätning och uppföljning

 

Uppföljning stäms av vid ledningsgruppsmöten.

 

 


7. Beskrivning av delprocessen ”Att vidta åtgärder”

 

7.1          Syftet med delprocessen


Syftet är att säkerställa att förbundsledningen regelbundet vidtar åtgärder för att förbättra förbundsledningens ledningsprocess berättar Jens Ärlebrant.


 

7.2         Delprocessens olika aktiviteter

 

Delprocess ”att följa upp” resulterar i en uppföljningsrapport. Utifrån uppföljningsrapporten utförs en analys. Förslag till åtgärder tas fram och dokumenteras i en åtgärdsplan. Åtgärdsplanen ska vara klar 15 februari. Ansvarig och tidssättning ska specificeras för varje åtgärderna i åtgärdsplanen.

 

Förslag till åtgärder behandlas i ledningsgruppen. Brandchefen ansvara för att delprocessens aktiviteter genomförs säger Jens Ärlebrant.

 

 

7.3         Mått för delprocessen

 

Tidpunkt när åtgärdsplanen är framtagen samt när den är genomförd.


 

7.4          Mål för delprocessen

 

Målet för delprocessen är

  1. att ta fram en åtgärdsplan
  2. att åtgärdsplanen genomförs

 

7.5         Rutiner för mätning och uppföljning


Uppföljning stäms av vid ledningsgruppsmöten.