Förbundsledningens ledningsprocess
Syftet med
förbundsledningens ledningsprocess är att leda förbundets samlade
verksamhet. I förbundsledningen ingår förbundsdirektionen och
brandchefen inleder Jens
Ärlebrant.
Ledningsprocessens
kunder är primärt produktionsledningen, processledningen och
administrationen. Jens Ärlebrant berättar att sekundära kunder är
ledare och medarbetare i organisationen.
3. Processbeskrivning
Ledningsprocessen har 4 delprocesser fortsätter Jens Ärlebrant:
- Att välja väg
- Att visa väg
- Att följa upp
- Att vidta åtgärder
Ledningsprocessen är ettårig och upprepas fyra gånger för respektive politisk mandatperiod beskriver Jens Ärlebrant. Ledningsprocessen är indelad i fyra delprocessen och ser normalt ett eller ett par år framåt i tiden.
Krav på processen från organisationen är fölajnde säger Jens Ärlebrant:
-
Tydlighet från ledningen
-
Faktabaserade beslut
-
Direktiv i rätt tid så att övriga nivåer har möjlighet till
delaktighet i framtagandet av egna mål.
Dessa är därmed också kritiska processkrav från organisationen säger Jens
Ärlebrant. Huvudprocessens kunder samt ägarkrav (d v s
uppdraget till förbundet) är input i ledningens
planering.
Krav på processen från ägarna är följande enligt Jens Ärlebrant:
- leverera faktabaserade beslutsunderlag,
- leverera rapporter
- effektivera ägar-/direktionsbeslut
Handlingsprogrammet är en plan för hela mandatperioden, d v s fyra år, vilket kräver en mer utförlig sammanställning, en mer omfattande analys samt ett mer omfattande ifrågasättande av övergripande mål och verksamhetsidé säger Jens Ärlebrant.
4.
Beskrivning av delprocessen ”Att välja väg”
Syftet med
delprocessen ”Att välja väg” är att utifrån ägaruppdraget
(förbundsordningens ramar och ägardirektiv) analysera
förutsättningarna och ta fram
4.2 Delprocessens
olika aktiviteter
Utifrån ägaruppdraget definieras och analyseras nuläge och förutsättningar vad det gäller bl a ekonomi, resurser, omvärld och riskbild berättar Jens Ärlebrant vidare. Handlingsprogram och personalstrategisk plan tas fram i samverkan med Södertörns brandförsvarsförbund. Handlingsprogrammet remitteras även till andra organisationer för att få externa synpunkter.
Med utgångspunkt från dessa analyser värderas Brandkåren Attundas vision, verksamhetsidé, ambition och övergripande mål utvecklar Jens Ärlebrant.
Brandchefen, betonar Jens Ärlebrant, leder framtagning av handlingsprogram, budget och ekonomisk plan, internkontrollplan, samt verksamhetsplan.
Produktionschefen, processchefen och den administrativa chefen medverkar i analys, värderings och framtagningsarbetet. Jens Ärlebrant säger att dessa chefers medverkan är viktigt dels ur kvalitetssäkringsperspektiv och dels ur kommunikationsperspektiv (visa väg). Delprocessen ”välja väg” överlappar därför delprocessen ”visa väg”.
För att
verksamhetsplaneringen ska kunna starta i rätt tid måste en
preliminär verksamhetsplan tas fram utifrån preliminära
förutsättningar fortsätter
Jens
Ärlebrant. Ledningsgruppen
är styrgrupp.
Förutsättningar, analys och resultat presenteras för fackliga
företrädare i samverkansgruppen.
Delprocessens kravprofil är tid (uppfylld/ej uppfylld). Dokumenten ska vara kontrollerade ur ett jämställdhetsperspektiv berättar Jens Ärlebrant.
Delaktighet och
förståelse mäts i delprocessen ”visa väg” då dessa mått är
motsvarande i denna delprocess.
Målet för delprocessen är följande utvecklar Jens Ärlebrant:
Rutiner och mål stäms av vid ledningsgruppsmöten.
5. Beskrivning av delprocessen ”Att visa väg”
Syftet med delprocessen är att kommunicera planerna och styrdokumenten med de övergripande målen till produktionsledningen, processledningen och administrationen. Dessa ska därefter, tillsammans med medarbetarna, brytas ner och anpassas till kommunernas specifika riskbild och behov säger Jens Ärlebrant.
Delprocessen ”visa väg” mynnar ut i ett handlingsprogram, en budget
och ekonomisk plan, en internkontrollplan, samt en verksamhetsplan.
Den primära strategin i delprocessen ”visa väg” är att
produktionschefen, processchefen och den administrativa chefen
medverkar i framtagningen av dessa planer.
Delprocessen ”att visa väg” överlappar därför till viss del delprocessen ”att välja väg”.
Produktionschefen, processchefen och den administrativa ingår i
ledningsgruppen där analys och utveckling av förutsättningar och
planernas framtagande styrs utvecklar Jens Ärlebrant.
Förutsättningar och förändringar från tidigare år presenteras löpande i samverkansgruppen. Planerna görs tillgängliga i intranätet.
Delprocessen avslutas med att planerna presenteras för Brandkåren Attundas medarbetare vid ett eller flera informationsmöten säger Jens Ärlebrant
Delprocessens kravprofil är delaktighet och förståelse. Måttet ”ej tillfredsställande”, ”tillfredsställande” eller ”mer än tillfredsställande” används, d v s subjektiva bedömningar från de medverkande cheferna. Information till medarbetarna beräknas i % av medarbetarna som hade möjlighet gå på dessa informationsmöten berättar Jens Ärlebrant.
Måttet för huruvida planerna är tillgängliga på Brandkåren Attundas intranät samt om planerna är kontrollerade ur ett jämställdhetsperspektiv definieras som antingen tid (uppfylld/ej uppfylld).
Målet för delprocessen är att produktionschefen, processchefen och den administrativa chefen
Uppföljningen av mål (9 och 10) görs genom intervju eller med hjälp av enkät. Analysen och sammanställningen ska vara klar senast 31:a januari berättar Jens Ärlebrant.
Andel av medarbetarna som beretts möjlighet av gå på informationsmöte beräknas utifrån beslutade arbetsscheman och beslutade arbetstider.
6. Beskrivning av delprocessen ”Att följa upp”
6.1 Syftet
med processen
Syftet med delprocessen ”att följa upp” är följande säger Jens Ärlebrant
Aktiviteterna omfattar rutiner för uppföljning av ledningsprocessen, vilket genomförs vid ledningsgruppens möten säger Jens Ärlebrant.
Uppföljningen resulterar i en rapport. Brandchefen ansvara för att delprocessens aktiviteter genomförs.
Måttet för delprocessen är definierade som ”etta eller nolla” antingen (uppfyllda/ej uppfyllda) alternativt (ej ändrade/ändrade).
Mätningen ska genomföras löpande. Senast den 31:a januari ska uppföljning av föregående års ledningsprocess vara sammanställd i en uppföljningsrapport betonar Jens Ärlebrant.
Mål med delprocessen är att följa upp är följande enligt Jens Ärlebrant
Uppföljning stäms av vid ledningsgruppsmöten.
7. Beskrivning av
delprocessen ”Att vidta åtgärder”
Syftet är att
säkerställa att förbundsledningen regelbundet vidtar åtgärder för
att förbättra förbundsledningens ledningsprocess berättar Jens
Ärlebrant.
Delprocess ”att följa upp” resulterar i en uppföljningsrapport. Utifrån uppföljningsrapporten utförs en analys. Förslag till åtgärder tas fram och dokumenteras i en åtgärdsplan. Åtgärdsplanen ska vara klar 15 februari. Ansvarig och tidssättning ska specificeras för varje åtgärderna i åtgärdsplanen.
Förslag till åtgärder behandlas i ledningsgruppen. Brandchefen ansvara för att delprocessens aktiviteter genomförs säger Jens Ärlebrant.
Tidpunkt när åtgärdsplanen är framtagen samt när den är genomförd.
Målet för delprocessen är
Uppföljning stäms
av vid ledningsgruppsmöten.